MyRo Tuteur et MyRo Points

Les possibilités décrites ci-dessous sont disponibles dans un carnet de cotes, si l'école dispose d'une licence Tuteur pour la publication de messages, de documents et de formulaires.

Creer un dossier-tuteur

Mettez le carnet d'abord en mode Affichage Tuteur.

A l'aide de l'icône soleil vous créez un dossier dans la racine du système ou comme dossier sous un autre dossier-tuteur existant.

Dans la fenêtre d'édition au bas de la page, vous encodez le titre et le texte du dossier. Vous disposez d'une barre de mise en page du texte.

Si vous allez ajouter un formulaire, vous pouvez cocher Uniquement réaction parents. Dans ce cas le formulaire ne peut être envoyé que par des logins qui ont reçu l'option responsable par l'administrateur de l'espace en ligne MyRo. Les autres logins liés aux élèves concernés verront également le dossier et son formulaire, mais n'auront pas la possibilité d'envoyer des réponses. Si l'envoi du formulaire n'est pas limité au login responsable, tous les logins liés à une élève peuvent envoyer des réponses et chaque login ne verra que ses propres réponses au formulaire. Aussi longtemps que la date limite pour réagir n'est pas dépassée, les réponses peuvent être modifiées par les utilisateurs.

La coche verte dans le côté supérieur droit de la fenêtre d'édition vous permet d'enregistrer le dossier, de sorte qu'il apparaisse dans l'écran principal. Au moment de cette manoeuvre le dossier est enregistré sur l'ordinateur. Dès qu'on enregistre le carnet (icône disquette), le dossier est envoyé à un serveur web via Internet et donc publié en ligne. Remarquez que cet envoi se passe bien avant l'envoi du carnet lui-même à la fin d'une session de MyRo Points.

Pièces jointes et formulaire

L'avant-dernière icône d'un dossier vous permet d'ajouter une pièce jointe. Vous pouvez utiliser plusieurs fois cette icône pour un seul dossier.

La dernière icône sert à ajouter un élément d'un formulaire, après quoi une fenêtre s'ouvre dans laquelle l'élément peut être défini. Si l'élément concerne une liste ou une sélection, vous définissez dans la partie en haut de la fenêtre le nom du champ et plus bas vous encodez les possibilités pour la liste ou la sélection.

Chaque pièce jointe ou chaque élément du formulaire peut être modifié à l'aide de l'icône avec les petits points ou peut être supprimé à l'aide de l'icône avec la croix.

La visibilité d'un dossier-tuteur: pour qui et quand?

Pour un dossier actif, marqué par un dossier ouvert (deuxième icône du dossier), vous pouvez indiquer dans la fenêtre Dossier actuel visible pour qui sont les destinataires qui peuvent voir le dossier en ligne.

Plus bas vous pouvez indiquer la période pendant laquelle le dossier devrait être visible en ligne et la date limite pour l'envoi du formulaire du dossier. Les destinataires voient cette date limite dans le coin droit du dossier en ligne. Si vous n'encodez aucune date, le dossier est visible dès que vous avez enregistré le carnet de cotes. Via l'option Même date pour la sélection les modifications des dates seront faites pour tous les destinataires du dossier actif, sinon les changements ne concernent que l'élément sur lequel vous avez cliqué dans la fenêtre 'Dossier actuel visible pour'.

La fenêtre supérieure gauche Montrer les dossiers de... vous permet de cocher des élèves ou des cours afin de visualiser leurs dossier-tuteur, à l'aide de l'icône de sélection, avec la coche verte dans la barre en haut de la page. Si vous cochez Montrer les dossiers sans classe et vous utilisez ensuite l'icône de sélection, vous verrez également les dossiers qui n'ont pas encore de destinataires.

Affichage en ligne et gestion d'un dossier-tuteur

Depuis l'affichage carnet de cotes (décocher Affichage Tuteur), vous avez accès à l'espace en ligne d'un élève, afin de vérifier vos dossiers-tuteur en ligne. Pour ce faire vous cliquez sur la dernière icône, quand vous vous trouvez sur la ligne d'encodage d'un élève.

Ci-dessous vous voyez l'affichage en ligne du dossier ci-dessus, si vous accédez à l'espace en ligne d'un élève en tant que prof via le carnet de cotes.

Si l'élève utilise son propre login il voit l'affichage suivant. Remarquez le bouton 'Envoyer' et la date de l'envoi, qui apparaît dès qu'il a envoyé le formulaire. Les réponses encodées restent visibles pour l'utilisateur qui les a envoyées.

En accédant à l'espace en ligne avec votre login de votre carnet, vous verrez via le menu Tuteur vos propres dossiers-tuteur avec des possibilités de gestion des dossiers, notamment mail et statistiques.

Envoyer un dossier-tuteur par email

Si vous utilisez sur l'espace en ligne le login de votre carnet, vous disposez d'un bouton mail dans vos dossiers-tuteur.

Via ce bouton mail vous pouvez indiquer dans une fenêtre comme celle affichée ci-dessous, à quels types d'adresses des destinataires du dossier vous désirez envoyer un email. Dès que vous appuyez sur 'Envoyer', une nouvelle fenêtre apparaîtra avec le détail des destinataires de votre email et dans laquelle vous pourriez éventuellement encore faire une sélection plus détaillée.

• Elèves: le mail sera envoyé à chaque élève concerné par le dossier, à l'adresse qu'il a encodé lui-même via le menu Données de l'espace en ligne.
• Tous les utilisateurs supplémentaires: le mail sera envoyé à chaque élève concerné par le dossier, aux adresses liées à l'élève via le menu 'Nouvel utilisateur' de l'espace en ligne. Dans la plupart des cas, il s'agit des adresses email des parents.
• Responsables: le mail sera envoyé à chaque élève concerné par le dossier, aux adresses qui ont reçu l'option 'responsable'. Il s'agit des personnes qui ont le droit (la responsabilité) de répondre à un formulaire d'un dossier pour lequel vous avez coché 'Uniquement réaction parents'.
• Envoi aux personnes cochées ci-dessus, si aucune réponse pour un élève relaté: option à utiliser si vous désirez renvoyer un email aux types d'adresses cochés, uniquement aux élèves pour lesquels aucun login associé n'a répondu au formulaire.

Voici le mail comme les destinataires le reçoivent.

Le nom de l'adressé sera l'élève lui-même, si envoi à son adresse personnelle, mais ce sera le nom du parent, si envoi à une adresse parentale. Ce dernier voit alors dans la deuxième ligne le nom de son enfant. Le mail contient le contenu du dossier-tuteur et un lien vers l'espace en ligne. Les pièces jointes et le formulaire ne sont disponibles qu'en ligne.

Les statistiques d'un dossier-tuteur

Si vous utilisez sur l'espace en ligne le login de votre carnet, vous disposez aussi d'un bouton statistiques dans vos dossiers-tuteur. Celui-ci vous donne accès à une page comme dans l'exemple suivant, dans laquelle vous pouvez consulter les réactions au formulaire du dossier.

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